Бриф на внедрение Битрикс24 в 2025: инструкция по составлению и примеры шаблонов

Внедрение Битрикс24 — это серьезный проект, который требует детального планирования и четкого понимания всех требований. Правильно составленный бриф станет основой для успешного внедрения системы и поможет избежать недоразумений между заказчиком и исполнителем. В этой статье мы подробно разберем, как составить качественный бриф на внедрение Битрикс24, рассмотрим основные разделы и предоставим готовые шаблоны.

Что такое бриф на внедрение Битрикс24

Бриф на внедрение Битрикс24 — это документ, который содержит детальное описание требований к проекту автоматизации бизнес-процессов компании. Он включает в себя информацию о текущем состоянии бизнеса, целях внедрения, функциональных требованиях и ожидаемых результатах.

Основные функции брифа:

• Структурирование требований заказчика
• Определение границ проекта
• Планирование бюджета и временных рамок
• Снижение рисков проекта
• Создание технического задания

Зачем нужен бриф для внедрения Битрикс24

Качественный бриф решает множество задач на этапе планирования проекта:

Для заказчика

• Систематизация потребностей: помогает четко сформулировать, что именно нужно автоматизировать
• Контроль бюджета: позволяет получить точную оценку стоимости проекта
• Управление ожиданиями: помогает понять, что реально можно получить в рамках бюджета
• Выбор подрядчика: дает возможность сравнить предложения разных исполнителей

Для исполнителя

• Понимание задач: четкое представление о том, что нужно реализовать
• Планирование ресурсов: возможность правильно распределить команду и время
• Минимизация рисков: снижение вероятности недопонимания и конфликтов
• Качественное предложение: возможность подготовить детальное коммерческое предложение

Структура брифа на внедрение Битрикс24

Рассмотрим подробную структуру брифа, который поможет максимально эффективно организовать процесс внедрения:

1. Общая информация о компании

Этот раздел должен содержать базовую информацию о вашей организации:

• Название компании и сфера деятельности
• Количество сотрудников (текущее и планируемое)
• Структура компании (отделы, филиалы, удаленные сотрудники)
• Основные бизнес-процессы
• Целевая аудитория и специфика работы с клиентами
• Объем продаж и количество обрабатываемых лидов

2. Текущая ситуация

Опишите, как организованы процессы в компании сейчас:

• Используемые системы и инструменты (CRM, учетные системы, мессенджеры)
• Способы ведения клиентской базы
• Процессы продаж и маркетинга
• Документооборот и согласование
• Отчетность и аналитика
• Основные проблемы и узкие места

3. Цели и задачи проекта

Четко сформулируйте, чего вы хотите достичь внедрением Битрикс24:

• Главная цель проекта (увеличение продаж, оптимизация процессов, улучшение коммуникаций)
• Конкретные задачи (автоматизация воронки продаж, настройка отчетности, внедрение документооборота)
• Ожидаемые результаты (количественные и качественные показатели)
• Критерии успеха проекта

4. Функциональные требования

Детально опишите, какие возможности Битрикс24 вам необходимы:

CRM и продажи

• Ведение клиентской базы и сделок
• Воронка продаж и этапы сделок
• Автоматизация процессов продаж
• Интеграция с сайтом и формами захвата
• Телефония и коммуникации
• Отчеты по продажам

Маркетинг

• Email-маркетинг и рассылки
• Настройка лидогенерации
• Аналитика маркетинговых каналов
• Интеграция с рекламными системами

Проектное управление

• Постановка и контроль задач
• Планирование проектов
• Учет времени
• Календарь и планирование

Коммуникации и совместная работа

• Корпоративная социальная сеть
• Чаты и видеозвонки
• Общие календари
• Файловое хранилище

Документооборот

• Создание и хранение документов
• Согласование и утверждение
• Шаблоны документов
• Архив и поиск

5. Интеграции

Укажите, с какими системами необходимо интегрировать Битрикс24:

• Учетные системы (1С, SAP, другие ERP)
• Сайт и интернет-магазин
• Телефония (IP-АТС, облачные решения)
• Email-сервисы и почтовые сервера
• Мессенджеры (WhatsApp, Telegram, Viber)
• Рекламные системы (Яндекс.Директ, Google Ads)
• Социальные сети и площадки
• Специализированные сервисы отрасли

6. Требования к настройке

Опишите специфические требования к настройке системы:

• Структура отделов и сотрудников
• Роли и права доступа
• Настройка полей и форм
• Бизнес-процессы и автоматизация
• Шаблоны документов и писем
• Настройка отчетов и дашбордов
• Корпоративный дизайн и брендинг

7. Техническая информация

Предоставьте техническую информацию о вашей инфраструктуре:

• Предпочтения по размещению: облачная версия или коробочная
• Требования к безопасности и конфиденциальности
• Существующая IT-инфраструктура
• Требования к производительности
• Резервное копирование и восстановление

8. Обучение и поддержка

Определите требования к обучению и дальнейшей поддержке:

• Количество пользователей для обучения
• Формат обучения (очное, онлайн, материалы)
• Уровень подготовки сотрудников
• Требования к поддержке после внедрения
• Документация и инструкции

9. Бюджет и сроки

Укажите ограничения проекта:

• Бюджет проекта (общий или по этапам)
• Временные рамки реализации
• Критичные даты и дедлайны
• Этапность внедрения

Шаблон брифа на внедрение Битрикс24

Представляем готовый шаблон брифа, который вы можете использовать для своего проекта:

Базовая информация

Компания: _________________
Сфера деятельности: _________________
Количество сотрудников: _________________
Контактное лицо: _________________
Email: _________________
Телефон: _________________

Описание бизнеса

Основные направления деятельности:
_______________________________________

Структура компании (отделы):
☐ Отдел продаж (_____ сотрудников)
☐ Маркетинг (_____ сотрудников)
☐ Служба поддержки (_____ сотрудников)
☐ Руководство (_____ сотрудников)
☐ Другие отделы: _________________

Средний объем продаж в месяц:
☐ до 100 сделок
☐ 100-500 сделок
☐ 500-1000 сделок
☐ более 1000 сделок

Текущая ситуация

Используемые системы:
☐ CRM (какая): _________________
☐ 1С (какая конфигурация): _________________
☐ Email-маркетинг: _________________
☐ Телефония: _________________
☐ Другие системы: _________________

Основные проблемы:
☐ Потеря клиентов и сделок
☐ Низкая эффективность продаж
☐ Плохая коммуникация между отделами
☐ Отсутствие контроля задач
☐ Сложность получения отчетов
☐ Другие: _________________

Цели проекта

Главная цель: _________________

Ожидаемые результаты:
☐ Увеличение продаж на ____%
☐ Сокращение времени на _____ на ____%
☐ Улучшение конверсии в _____ раз
☐ Автоматизация процессов _________________
☐ Другие: _________________

Функциональные требования

CRM и продажи:
☐ Ведение клиентской базы
☐ Управление сделками
☐ Воронка продаж
☐ Автоматизация процессов
☐ Интеграция с сайтом
☐ Телефония
☐ Отчеты по продажам

Маркетинг:
☐ Email-рассылки
☐ Лендинги
☐ Аналитика трафика
☐ Интеграция с рекламными системами
☐ CRM-маркетинг

Проектное управление:
☐ Постановка задач
☐ Планирование проектов
☐ Учет времени
☐ Календарь
☐ Контроль исполнения

Коммуникации:
☐ Корпоративная социальная сеть
☐ Чаты и видеозвонки
☐ Общие календари
☐ Файловое хранилище
☐ Мобильное приложение

Документооборот:
☐ Создание документов
☐ Согласование и утверждение
☐ Шаблоны документов
☐ Электронная подпись
☐ Архив документов

Интеграции

Необходимые интеграции:
☐ 1С (версия: _________________)
☐ Сайт (CMS: _________________)
☐ Телефония (система: _________________)
☐ Email (сервис: _________________)
☐ WhatsApp
☐ Telegram
☐ Яндекс.Директ
☐ Google Ads
☐ Другие: _________________

Технические требования

Размещение:
☐ Облачная версия Битрикс24
☐ Коробочная версия на своем сервере
☐ Требуется консультация

Особые требования:
☐ Высокий уровень безопасности
☐ Интеграция с Active Directory
☐ Кастомная разработка
☐ Специальные настройки
☐ Другие: _________________

Обучение

Количество пользователей для обучения: _____

Предпочтительный формат обучения:
☐ Очное обучение в офисе
☐ Онлайн-обучение
☐ Видеоуроки и инструкции
☐ Комбинированный формат

Бюджет и сроки

Бюджет проекта: _________________

Желаемые сроки реализации:
☐ До 1 месяца
☐ 1-2 месяца
☐ 2-3 месяца
☐ Более 3 месяцев

Критичные даты: _________________

Типичные ошибки при составлении брифа

Избегайте этих распространенных ошибок при подготовке брифа:

1. Неконкретные формулировки

Неправильно: «Нужна автоматизация продаж»
Правильно: «Необходимо автоматизировать воронку продаж с 5 этапами, настроить автоматическое распределение лидов между менеджерами и отчеты по конверсии»

2. Отсутствие информации о текущих процессах

Многие заказчики забывают описать, как работают процессы сейчас. Без этой информации сложно понять, что именно нужно автоматизировать.

3. Нереалистичные ожидания

Важно честно оценивать свои возможности и бюджет. Не стоит требовать функционал корпоративной системы при бюджете стартапа.

4. Игнорирование интеграций

Часто забывают указать необходимые интеграции, что приводит к дополнительным расходам на этапе реализации.

5. Недооценка важности обучения

Внедрение системы — это не только техническая настройка, но и обучение сотрудников. Планируйте время и бюджет на обучение.

Рекомендации по заполнению брифа

Следуйте этим рекомендациям для создания качественного брифа:

1. Привлекайте ключевых сотрудников

Для составления полного брифа привлеките представителей всех отделов, которые будут работать с системой. Это поможет учесть все требования и особенности.

2. Изучите возможности Битрикс24

Перед составлением брифа изучите функционал Битрикс24, чтобы понимать, что можно автоматизировать, а что потребует дополнительной разработки.

3. Опишите процессы пошагово

Чем детальнее вы опишете текущие процессы, тем точнее будет настроена система. Используйте схемы и диаграммы для наглядности.

4. Определите приоритеты

Разделите требования на критически важные и желательные. Это поможет исполнителю предложить оптимальное решение в рамках бюджета.

5. Планируйте этапность

Большой проект лучше разбить на этапы. Начните с самых критичных процессов, затем постепенно добавляйте новый функционал.

Что делать после составления брифа

После того как бриф готов, выполните следующие действия:

1. Внутреннее согласование

Обсудите бриф с руководством и ключевыми сотрудниками. Убедитесь, что все требования учтены и бюджет реалистичен.

2. Выбор исполнителя

Отправьте бриф нескольким компаниям-интеграторам. Сравните предложения не только по цене, но и по подходу к решению задач.

3. Детализация требований

На основе брифа исполнитель подготовит техническое задание. Внимательно изучите его и внесите необходимые корректировки.

4. Планирование проекта

Совместно с исполнителем составьте детальный план проекта с указанием сроков и ответственных лиц.

Примеры брифов для разных типов бизнеса

Бриф для торговой компании

Основные требования:

• Автоматизация воронки продаж B2B
• Интеграция с 1С:Торговля и склад
• Контроль дебиторской задолженности
• Маршрутизация менеджеров
• Мобильное приложение для выездных продаж

Бриф для IT-компании

Основные требования:

• Управление проектами и задачами
• Учет времени и контроль бюджетов
• Клиентский портал для заказчиков
• Интеграция с системами разработки
• Автоматизация процессов поддержки

Бриф для медицинского центра

Основные требования:

• Запись пациентов и управление расписанием
• Карточки пациентов и история болезни
• Напоминания о приемах
• Интеграция с медицинским оборудованием
• Отчеты для руководства

Контрольный список для проверки брифа

Перед отправкой брифа исполнителю проверьте следующие пункты:

• ☐ Указана полная информация о компании
• ☐ Описаны текущие процессы и проблемы
• ☐ Четко сформулированы цели проекта
• ☐ Детально описаны функциональные требования
• ☐ Указаны необходимые интеграции
• ☐ Определены технические требования
• ☐ Запланировано обучение сотрудников
• ☐ Указан бюджет и сроки проекта
• ☐ Назначены ответственные лица
• ☐ Бриф согласован с руководством

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли платить за составление брифа?

Базовый бриф составляется бесплатно. Платными могут быть услуги по детальному анализу процессов компании и подготовке технического задания.

Сколько времени занимает составление брифа?

На составление качественного брифа обычно требуется от 2-3 часов до нескольких дней, в зависимости от сложности проекта.

Можно ли изменить требования после составления брифа?

Да, но лучше это делать на этапе согласования технического задания. Изменения во время реализации проекта могут привести к увеличению сроков и стоимости.

Что делать, если не знаем, какие функции нужны?

Обратитесь за консультацией к специалистам по внедрению. Они помогут проанализировать ваши процессы и определить необходимый функционал.

Качественный бриф на внедрение Битрикс24 — это инвестиция в успех вашего проекта. Потратив время на детальную проработку требований на начальном этапе, вы значительно сэкономите время и деньги в процессе реализации. Помните, что успешное внедрение системы зависит не только от технических возможностей, но и от правильной постановки задач и планирования проекта.

Наша команда специализируется на внедрении и настройке Битрикс24 для компаний различных отраслей. Мы поможем вам составить детальный бриф, проанализировать ваши бизнес-процессы и реализовать проект внедрения с учетом всех особенностей вашего бизнеса. Обращайтесь за консультацией — мы найдем оптимальное решение для автоматизации вашей компании.