Создание лида в Битрикс24 при входящем звонке: инструкция по настройке автоматизации в 2025

Автоматическое создание лидов при входящих звонках в Битрикс24 значительно упрощает работу с клиентами и повышает эффективность продаж. В данной статье мы рассмотрим подробную инструкцию по настройке этой функции, а также разберем все нюансы интеграции телефонии с CRM-системой.

Что такое автоматическое создание лидов при звонках

Автоматическое создание лидов в Битрикс24 при входящих звонках — это функция, которая позволяет системе самостоятельно формировать новые лиды в CRM на основе данных о входящих телефонных звонках. Когда клиент звонит в компанию, система автоматически:

• Создает новый лид с указанием номера телефона
• Заполняет базовую информацию о звонке
• Назначает ответственного менеджера
• Записывает время и дату обращения
• Сохраняет запись разговора (при наличии настройки)

Эта функция особенно полезна для компаний с высоким объемом входящих звонков, где ручное создание лидов может отнимать много времени у менеджеров.

Подготовка к настройке: требования и условия

Перед началом настройки автоматического создания лидов необходимо убедиться в наличии следующих условий:

Технические требования

• Подключенная телефония: в Битрикс24 должна быть настроена и активна телефонная линия
• Права доступа: у пользователя должны быть права администратора для настройки CRM
• Активный тарифный план: функция доступна на коммерческих тарифах

Настройка CRM

В CRM должны быть предварительно настроены:

• Воронка продаж для лидов
• Стадии лидов
• Ответственные менеджеры
• Источники лидов

Пошаговая инструкция по настройке

Шаг 1: Подключение телефонии

Для начала необходимо подключить телефонную линию к Битрикс24:

1. Перейдите в раздел «Телефония» в главном меню
2. Выберите подходящего провайдера телефонии или подключите существующую АТС
3. Следуйте инструкциям по подключению выбранного решения
4. Протестируйте работу входящих и исходящих звонков

Примечание: Битрикс24 поддерживает интеграцию с различными провайдерами телефонии, включая облачные АТС и традиционные телефонные системы.

Шаг 2: Настройка параметров создания лидов

После подключения телефонии переходим к настройке автоматического создания лидов:

1. Откройте раздел «CRM» → «Настройки»
2. Найдите пункт «Телефония» в настройках CRM
3. Активируйте опцию «Создавать лиды при входящих звонках»
4. Настройте дополнительные параметры:

Основные параметры настройки:

• Воронка по умолчанию: выберите воронку, в которой будут создаваться лиды
• Начальная стадия: определите стадию, на которой будут размещаться новые лиды
• Ответственный по умолчанию: назначьте менеджера, который будет отвечать за новые лиды
• Источник лидов: укажите источник для отслеживания эффективности каналов

Шаг 3: Настройка условий создания лидов

Для более точного управления процессом создания лидов можно настроить дополнительные условия:

Условия по номерам телефонов

• Исключить внутренние номера: лиды не будут создаваться для звонков с внутренних номеров
• Минимальная длительность звонка: лиды создаются только для звонков определенной длительности
• Исключить повторные звонки: настройка интервала, в течение которого повторные звонки с одного номера не создают новые лиды

Условия по времени

• Рабочие часы: лиды создаются только в рабочее время
• Дни недели: исключение выходных дней
• Праздничные дни: настройка календаря исключений

Шаг 4: Настройка полей лида

Определите, какие поля будут автоматически заполняться при создании лида:

1. Перейдите в «Настройки CRM» → «Поля»
2. Выберите «Лиды»
3. Настройте автоматическое заполнение полей:

Автоматически заполняемые поля:

• Название лида: можно настроить шаблон с датой и временем звонка
• Телефон: автоматически заполняется номером звонившего
• Источник: указывается «Входящий звонок»
• Дата создания: время поступления звонка
• Комментарий: дополнительная информация о звонке

Шаг 5: Настройка уведомлений

Для оперативного реагирования на новые лиды настройте систему уведомлений:

1. Откройте «Настройки» → «Уведомления»
2. Найдите раздел «CRM»
3. Активируйте уведомления для события «Создание лида»
4. Выберите способы уведомления:

Доступные способы уведомления:

• Push-уведомления: в браузере и мобильном приложении
• Email-уведомления: на корпоративную почту
• SMS-уведомления: на мобильный телефон
• Уведомления в чате: в корпоративном чате Битрикс24

Настройка роботов и триггеров для лидов

Для автоматизации работы с лидами, созданными при входящих звонках, можно настроить дополнительные роботы и триггеры:

Роботы для автоматизации

Робот «Отправка уведомления менеджеру»

1. Перейдите в «CRM» → «Настройки» → «Роботы»
2. Выберите «Лиды»
3. Создайте нового робота для стадии создания лида
4. Настройте отправку уведомления ответственному менеджеру

Робот «Создание дела»

Автоматически создает задачу для менеджера по обработке нового лида:

• Название задачи: «Обработать лид от {=Document:TITLE}»
• Ответственный: тот же, что и у лида
• Крайний срок: через 30 минут после создания

Триггеры для автоматических действий

Триггер «Перевод в работу»

Автоматически переводит лид на следующую стадию при определенных условиях:

• Условие: лид создан более 5 минут назад
• Действие: перевод на стадию «В работе»
• Дополнительно: отправка напоминания менеджеру

Интеграция с дополнительными сервисами

Для повышения эффективности работы с лидами можно интегрировать дополнительные сервисы:

Интеграция с сервисами определения номеров

• GetContact: для получения имени звонящего
• Truecaller: для идентификации контактов
• Локальные базы данных: корпоративные справочники

Интеграция с системами аналитики

• Яндекс.Метрика: для отслеживания конверсий
• Google Analytics: для анализа эффективности
• Битрикс24 Аналитика: встроенные отчеты

Мониторинг и отчетность

Для контроля эффективности настроенной системы создания лидов необходимо регулярно анализировать показатели:

Ключевые метрики

• Количество созданных лидов: общее число лидов за период
• Конверсия в сделки: процент лидов, превращенных в сделки
• Время реакции: среднее время ответа на новый лид
• Качество лидов: оценка релевантности созданных лидов

Настройка отчетов

1. Откройте «Отчеты» в главном меню
2. Выберите «Лиды»
3. Создайте новый отчет с параметрами:

Параметры отчета:

• Период: последний месяц
• Группировка: по источникам
• Фильтр: только лиды от входящих звонков
• Показатели: количество, конверсия, средняя стоимость сделки

Оптимизация и улучшение процесса

После запуска системы автоматического создания лидов важно периодически оптимизировать настройки:

Анализ эффективности

• Еженедельный анализ: количество и качество созданных лидов
• Ежемесячный анализ: конверсия и ROI
• Обратная связь от менеджеров: удобство работы с автоматически созданными лидами

Корректировка настроек

На основе анализа можно внести следующие изменения:

• Изменение условий создания: корректировка минимальной длительности звонков
• Настройка дополнительных полей: добавление новых автоматически заполняемых полей
• Оптимизация роботов: корректировка алгоритмов автоматизации

Решение типичных проблем

При работе с автоматическим созданием лидов могут возникнуть следующие проблемы:

Проблема: Лиды не создаются автоматически

Возможные причины и решения:

• Не активна функция: проверьте настройки в CRM
• Проблемы с телефонией: убедитесь в корректной работе телефонной линии
• Недостаточно прав: проверьте права доступа пользователя

Проблема: Создаются дублирующие лиды

Решения:

• Настройка дедупликации: активируйте поиск дублей по номеру телефона
• Корректировка интервала: увеличьте интервал между повторными звонками
• Настройка слияния: автоматическое объединение дублей

Проблема: Низкое качество лидов

Оптимизация:

• Фильтрация по времени: исключение звонков вне рабочего времени
• Минимальная длительность: увеличение порога длительности звонка
• Исключение номеров: создание черного списка нерелевантных номеров

Мобильное приложение и работа с лидами

Мобильное приложение Битрикс24 позволяет эффективно работать с автоматически созданными лидами:

Возможности мобильного приложения

• Мгновенные уведомления: push-уведомления о новых лидах
• Быстрая обработка: возможность сразу позвонить клиенту
• Обновление статуса: изменение стадии лида
• Добавление комментариев: фиксация результатов общения

Настройка мобильных уведомлений

1. Установите приложение Битрикс24 на смартфон
2. Войдите в свой аккаунт
3. Перейдите в «Настройки» → «Уведомления»
4. Активируйте уведомления для лидов
5. Настройте звуковые сигналы для важных событий

Безопасность и конфиденциальность

При работе с автоматическим созданием лидов важно обеспечить безопасность данных:

Рекомендации по безопасности

• Настройка прав доступа: ограничьте доступ к настройкам телефонии
• Регулярное резервное копирование: создавайте бэкапы данных CRM
• Мониторинг доступа: отслеживайте изменения в настройках
• Шифрование данных: используйте защищенные каналы связи

Соблюдение законодательства

• Федеральный закон «О персональных данных»: получение согласия на обработку данных
• Закон «О связи»: соблюдение требований к записи разговоров
• Внутренние политики: разработка регламентов работы с клиентскими данными

Заключение

Автоматическое создание лидов в Битрикс24 при входящих звонках — это мощный инструмент для повышения эффективности продаж и улучшения качества обслуживания клиентов. Правильная настройка этой функции позволяет:

• Сократить время на ручное создание лидов
• Повысить скорость реакции на обращения клиентов
• Улучшить качество сбора данных о потенциальных клиентах
• Автоматизировать процессы продаж
• Получить детальную аналитику по источникам лидов

Следуя представленной инструкции, вы сможете эффективно настроить автоматическое создание лидов и значительно улучшить работу вашего отдела продаж.

Наша компания предоставляет профессиональные услуги по настройке и внедрению Битрикс24. Мы поможем вам:

• Провести полную настройку CRM под специфику вашего бизнеса
• Интегрировать телефонию с максимальной эффективностью
• Настроить автоматизацию бизнес-процессов
• Обучить сотрудников работе с системой
• Обеспечить техническую поддержку на всех этапах внедрения

Обращайтесь к нам за консультацией, и мы поможем вам максимально эффективно использовать все возможности Битрикс24 для развития вашего бизнеса.