Как скрыть завершенные задачи в Битрикс24: инструкция по управлению задачами

Работа с большим количеством задач в Битрикс24 может усложняться из-за постоянного отображения уже выполненных задач. Завершенные задачи загромождают рабочее пространство и мешают сосредоточиться на актуальных делах. В этой статье подробно разберем все способы скрытия завершенных задач в Битрикс24 и настройки удобного отображения списка задач.

Зачем скрывать завершенные задачи в Битрикс24

Скрытие завершенных задач решает несколько важных проблем:

• Улучшение фокусировки — вы видите только актуальные задачи, требующие внимания
• Повышение производительности — система загружается быстрее при работе с меньшим количеством отображаемых элементов
• Удобство навигации — легче найти нужную задачу среди активных
• Визуальная чистота — рабочее пространство выглядит более организованным

Способы скрытия завершенных задач

1. Использование стандартных фильтров

Самый простой способ скрыть завершенные задачи — использовать встроенные фильтры Битрикс24:

1. Откройте раздел «Задачи и проекты» в главном меню
2. Найдите панель фильтров в верхней части страницы
3. Нажмите на кнопку «Фильтр» или на значок воронки
4. В открывшемся меню выберите «Статус»
5. Снимите галочку с пункта «Завершена»
6. Нажмите «Применить»

После применения фильтра в списке будут отображаться только активные задачи.

2. Настройка быстрых фильтров

Для более удобной работы можно настроить быстрые фильтры:

1. В разделе задач нажмите на «Быстрый фильтр»
2. Выберите «Активные задачи» или «В работе»
3. Система автоматически скроет все завершенные задачи

Доступные быстрые фильтры:

• Все задачи — показывает все задачи, включая завершенные
• Активные — только незавершенные задачи
• Просроченные — задачи с истекшим сроком выполнения
• На сегодня — задачи со сроком выполнения на текущий день

3. Группировка задач по статусу

Альтернативный подход — группировка задач по статусу:

1. В списке задач найдите кнопку «Группировать»
2. Выберите «По статусу»
3. Завершенные задачи будут сгруппированы отдельно
4. Сверните группу «Завершенные», нажав на стрелку рядом с названием

Настройка персональных фильтров

Создание собственного фильтра

Для постоянного использования создайте персональный фильтр:

1. Откройте расширенный фильтр задач
2. Настройте параметры:
   • Статус: выберите все статусы кроме «Завершена»
   • Ответственный: укажите себя или оставьте пустым
   • Срок выполнения: при необходимости задайте временные рамки
3. Нажмите «Сохранить фильтр»
4. Дайте фильтру название, например «Активные задачи»
5. Установите галочку «Использовать по умолчанию»

Настройка фильтра для команды

Если вы администратор, можете настроить фильтр для всей команды:

1. Зайдите в «Настройки» → «Задачи»
2. Выберите «Настройки отображения»
3. Установите параметры по умолчанию для новых пользователей
4. Настройте автоматическое скрытие завершенных задач

Работа с представлениями задач

Настройка канбан-доски

В канбан-представлении можно скрыть колонку с завершенными задачами:

1. Переключитесь в режим «Канбан»
2. Нажмите на настройки канбан-доски (значок шестеренки)
3. Найдите колонку «Завершено»
4. Нажмите «Скрыть колонку» или уберите галочку

Настройка календарного представления

В календарном режиме также можно настроить отображение:

1. Откройте «Календарь задач»
2. Нажмите на «Настройки календаря»
3. В разделе «Отображение» снимите галочку с «Показывать завершенные задачи»

Автоматическое скрытие завершенных задач

Настройка автоматического архивирования

Для автоматического скрытия старых завершенных задач:

1. Перейдите в «Настройки» → «Задачи»
2. Найдите раздел «Автоматизация»
3. Включите «Автоматическое архивирование завершенных задач»
4. Установите период: например, архивировать задачи старше 30 дней

Использование роботов Битрикс24

Настройте робота для автоматического перевода задач в архив:

1. Откройте «Роботы» в разделе задач
2. Создайте нового робота с условием «Статус = Завершена»
3. Добавьте действие «Переместить в архив»
4. Установите задержку выполнения (например, 7 дней)

Мобильное приложение Битрикс24

В мобильном приложении скрытие завершенных задач настраивается аналогично:

1. Откройте приложение Битрикс24
2. Перейдите в раздел «Задачи»
3. Нажмите на значок фильтра
4. Выберите «Активные задачи»
5. Или настройте кастомный фильтр по аналогии с веб-версией

Полезные советы и лайфхаки

Комбинирование фильтров

Для максимальной эффективности комбинируйте несколько фильтров:

• Статус: исключите завершенные задачи
• Срок выполнения: показывайте только задачи на ближайшую неделю
• Приоритет: выделите высокоприоритетные задачи
• Проект: фильтруйте по активным проектам

Создание рабочих областей

Настройте разные рабочие области для разных целей:

1. «Сегодня» — задачи на текущий день
2. «Эта неделя» — задачи на неделю
3. «Высокий приоритет» — важные задачи
4. «Архив» — для просмотра завершенных задач при необходимости

Горячие клавиши

Используйте горячие клавиши для быстрого переключения между фильтрами:

• Ctrl + 1 — все задачи
• Ctrl + 2 — активные задачи
• Ctrl + 3 — просроченные задачи
• F — открыть панель фильтров

Возможные проблемы и их решения

Фильтр не сохраняется

Если настройки фильтра сбрасываются:

1. Убедитесь, что нажали «Сохранить фильтр»
2. Проверьте, что установлена галочка «Использовать по умолчанию»
3. Очистите кэш браузера
4. Обновите страницу

Завершенные задачи все равно отображаются

Возможные причины:

• Задачи имеют статус отличный от «Завершена»
• Настроен групповой фильтр, который переопределяет личные настройки
• Задачи находятся в подзадачах, которые отображаются отдельно

Не работает группировка

Если группировка по статусу не работает:

1. Проверьте права доступа к задачам
2. Убедитесь, что у задач корректно заполнены статусы
3. Попробуйте обновить страницу

Интеграция с другими инструментами

Синхронизация с внешними системами

При использовании интеграций с внешними системами:

• Настройте правила синхронизации статусов
• Убедитесь, что завершенные задачи корректно передаются
• Проверьте настройки фильтров после обновления интеграций

Отчеты и аналитика

Скрытие завершенных задач не влияет на отчеты:

• Все завершенные задачи остаются в системе
• Отчеты по эффективности строятся по всем задачам
• Аналитика учитывает скрытые задачи

Правильная настройка отображения задач в Битрикс24 значительно повышает эффективность работы. Экспериментируйте с различными комбинациями фильтров и найдите оптимальный вариант для вашей команды. Помните, что скрытие завершенных задач не удаляет их из системы — они всегда доступны для просмотра и анализа при необходимости.

Мы предоставляем профессиональные услуги по настройке и внедрению Битрикс24 для вашего бизнеса. Наши специалисты помогут оптимально настроить систему управления задачами, автоматизировать бизнес-процессы и обучить ваших сотрудников эффективной работе с платформой. Обращайтесь за консультацией — мы поможем максимально использовать возможности Битрикс24 для роста вашего бизнеса.