Создание задачи из письма Битрикс24 в 2025: инструкция с настройками

Введение

В Битрикс24 существует удобная возможность создавать задачи непосредственно из входящих писем. Эта функция значительно упрощает процесс работы с клиентскими запросами и помогает не потерять важную информацию из электронной переписки. В данной статье мы рассмотрим все способы создания задач из писем в Битрикс24, включая автоматические и ручные методы, а также поделимся практическими советами по настройке этого процесса.

Основные способы создания задач из писем

В Битрикс24 доступно несколько вариантов превращения электронных писем в задачи:

• Автоматическое создание — система самостоятельно создает задачи по определенным правилам
• Ручное создание — пользователь вручную преобразует письмо в задачу
• Создание через роботов — настройка автоматизации с помощью бизнес-процессов

Настройка автоматического создания задач из писем

Подключение почтового ящика

Для начала работы необходимо подключить корпоративную почту к Битрикс24:

1. Перейдите в раздел «Настройки» → «Интеграция» → «Почта и SMS»
2. Нажмите «Добавить почтовый ящик»
3. Выберите тип подключения (IMAP/POP3 или готовые настройки для популярных сервисов)
4. Укажите данные для подключения: сервер, порт, логин и пароль
5. Проверьте соединение и сохраните настройки

Настройка правил обработки писем

После подключения почты настройте правила для автоматического создания задач:

1. В разделе «Почтовые ящики» найдите подключенный ящик
2. Нажмите «Настроить правила»
3. Создайте новое правило со следующими параметрами:
   • Условие: укажите критерии для писем (от кого, тема, содержание)
   • Действие: выберите «Создать задачу»
   • Ответственный: назначьте сотрудника или группу
   • Крайний срок: установите временные рамки
4. Сохраните правило

Ручное создание задач из писем

Создание задачи из входящего письма

Для ручного создания задачи из письма выполните следующие действия:

1. Откройте письмо в разделе «Почта»
2. Нажмите на кнопку «Еще» (три точки) в правом верхнем углу письма
3. Выберите «Создать задачу»
4. Заполните поля задачи:
   • Название задачи — автоматически подставится тема письма
   • Описание — будет содержать текст письма
   • Ответственный — выберите исполнителя
   • Постановщик — укажется автоматически
   • Крайний срок — установите дедлайн
   • Проект — привяжите к проекту при необходимости
5. Нажмите «Создать задачу»

Создание задачи при отправке письма

Также можно создать задачу при отправке письма клиенту:

1. Составьте письмо как обычно
2. Перед отправкой поставьте галочку «Создать задачу»
3. Укажите параметры задачи
4. Отправьте письмо — задача создастся автоматически

Использование роботов для создания задач

Настройка робота в CRM

Для более сложных сценариев используйте роботов в CRM:

1. Перейдите в «CRM» → «Настройки» → «Роботы»
2. Выберите нужную воронку (лиды, сделки, контакты)
3. Добавьте нового робота на стадию «Создать задачу»
4. Настройте условия срабатывания:
   • При получении письма
   • При изменении определенных полей
   • По расписанию
5. Укажите параметры создаваемой задачи

Дополнительные возможности роботов

Роботы позволяют настроить более сложную логику:

• Условное создание задач — только при выполнении определенных условий
• Множественные задачи — создание нескольких задач разным сотрудникам
• Интеграция с другими системами — передача данных в сторонние сервисы
• Уведомления — отправка дополнительных уведомлений

Работа с созданными задачами

Просмотр и редактирование задач

Созданные из писем задачи доступны в разделе «Задачи и проекты»:

• Все задачи отображаются в общем списке
• Исходное письмо прикрепляется к задаче
• Можно редактировать параметры задачи
• Доступна история изменений

Связь с CRM

Задачи, созданные из писем, автоматически связываются с CRM:

• При наличии контакта в базе — задача привязывается к карточке
• Если контакта нет — создается новый
• Все письма сохраняются в истории общения

Лучшие практики и рекомендации

Настройка фильтров

Для эффективной работы с задачами из писем рекомендуется:

• Использовать фильтры по отправителям — создавать задачи только от важных клиентов
• Настроить ключевые слова — реагировать на определенные фразы в письмах
• Исключить спам — добавить в исключения рекламные рассылки
• Разделить по типам — создавать разные типы задач для разных запросов

Шаблоны задач

Создайте шаблоны для типовых задач:

1. Перейдите в «Задачи и проекты» → «Шаблоны»
2. Создайте новый шаблон
3. Укажите стандартные параметры:
   • Название по маске
   • Описание с переменными
   • Ответственных по умолчанию
   • Сроки выполнения
4. Примените шаблон в правилах обработки писем

Контроль качества

Для поддержания качества работы с задачами:

• Регулярно проверяйте автоматически созданные задачи
• Анализируйте статистику — сколько задач создается и выполняется
• Корректируйте правила — убирайте лишние срабатывания
• Обучайте сотрудников — объясните принципы работы системы

Решение типичных проблем

Задачи не создаются автоматически

Если задачи не создаются из писем, проверьте:

• Подключение почты — работает ли синхронизация
• Правила обработки — корректно ли настроены условия
• Права доступа — может ли система создавать задачи
• Лимиты тарифа — не превышены ли ограничения

Дублирование задач

Чтобы избежать дублирования:

• Настройте правило «Не создавать задачу, если уже есть открытая»
• Используйте уникальные идентификаторы в теме письма
• Проверяйте настройки почтовых правил на конфликты

Неправильное назначение ответственного

Для корректного назначения ответственных:

• Создайте правила по типам обращений
• Используйте группы для распределения нагрузки
• Настройте эскалацию при просрочке

Мобильная работа с задачами из писем

Мобильное приложение Битрикс24 также поддерживает работу с задачами, созданными из писем:

• Просмотр задач с исходными письмами
• Ответ на письма прямо из задачи
• Изменение статуса и комментирование
• Push-уведомления о новых задачах

Интеграция с другими инструментами

Задачи из писем можно интегрировать с другими инструментами Битрикс24:

• Календарь — автоматическое создание встреч
• Отчеты — анализ эффективности обработки писем
• Бизнес-процессы — сложные сценарии обработки
• Внешние системы — через REST API

Заключение

Создание задач из писем в Битрикс24 — это мощный инструмент для автоматизации рабочих процессов и повышения эффективности обработки клиентских запросов. Правильная настройка этой функции позволяет не терять важную информацию и обеспечивать своевременное выполнение обязательств перед клиентами.

Основные преимущества использования задач из писем:

• Автоматизация рутинных процессов
• Снижение риска потери важной информации
• Прозрачность в работе команды
• Улучшение качества обслуживания клиентов

Наша компания предоставляет профессиональные услуги по настройке и внедрению Битрикс24. Мы поможем вам правильно настроить создание задач из писем, оптимизировать бизнес-процессы и обучить сотрудников эффективной работе с системой. Обращайтесь к нам для получения консультации и комплексного решения задач автоматизации вашего бизнеса.