Счета на оплату в Битрикс24 в 2025: инструкция по созданию и настройке

Создание и управление счетами на оплату — один из ключевых процессов в любом бизнесе. Битрикс24 предлагает мощный инструментарий для автоматизации этих задач, позволяя создавать профессиональные счета, настраивать их под корпоративный стиль и интегрировать с другими процессами CRM. В этой статье разберем все аспекты работы со счетами в Битрикс24: от базовых настроек до продвинутых возможностей автоматизации.

Основы работы со счетами в Битрикс24

Счета на оплату в Битрикс24 — это полноценные документы, которые можно создавать на основе сделок, предложений или контактов. Система позволяет автоматически подтягивать данные из карточек клиентов, рассчитывать суммы с учетом скидок и налогов, а также отслеживать статусы оплаты.

Где находятся счета в интерфейсе

Счета на оплату располагаются в разделе CRM → Счета. Здесь вы найдете:

• Список всех созданных счетов
• Фильтры для поиска нужных документов
• Инструменты для массовых операций
• Настройки отображения и сортировки

Типы счетов в системе

Битрикс24 поддерживает несколько типов счетов:

• Обычные счета — стандартные документы для выставления оплаты
• Счета-фактуры — документы с полным соответствием российскому законодательству
• Счета на предоплату — для работы с авансовыми платежами
• Корректировочные счета — для внесения изменений в уже выставленные документы

Создание счета на оплату: пошаговая инструкция

Способ 1: Создание из сделки

Самый распространенный способ — создание счета непосредственно из карточки сделки:

1. Откройте нужную сделку в разделе CRM → Сделки
2. Перейдите на вкладку «Счета»
3. Нажмите «Создать счет»
4. Выберите товары из каталога или добавьте их вручную
5. Проверьте данные клиента и реквизиты
6. Сохраните документ

Способ 2: Создание из раздела «Счета»

Для создания счета без привязки к конкретной сделке:

1. Перейдите в CRM → Счета
2. Нажмите «Создать счет»
3. Выберите клиента из списка контактов или компаний
4. Заполните необходимые поля
5. Добавьте товары или услуги
6. Укажите условия оплаты
7. Сохраните документ

Обязательные поля при создании

При создании счета необходимо заполнить следующие поля:

• Плательщик — контакт или компания
• Дата счета — автоматически подставляется текущая дата
• Валюта — выбирается из настроенных в системе
• Товары/услуги — минимум одна позиция
• Ответственный — сотрудник, который ведет сделку

Настройка шаблонов счетов

Стандартные шаблоны

Битрикс24 предлагает несколько готовых шаблонов счетов:

• Классический — универсальный шаблон для большинства задач
• Минималистичный — упрощенный вариант без лишних элементов
• Корпоративный — с расширенными возможностями брендинга
• Счет-фактура — соответствует требованиям российского законодательства

Создание собственного шаблона

Для создания уникального шаблона:

1. Перейдите в CRM → Настройки → Шаблоны документов
2. Выберите «Счета» в списке типов документов
3. Нажмите «Создать шаблон»
4. Настройте внешний вид в редакторе
5. Добавьте логотип компании и корпоративные цвета
6. Настройте расположение полей
7. Сохраните шаблон

Настройка полей и переменных

В шаблонах можно использовать различные переменные:

• {ACCOUNT_NUMBER} — номер счета
• {DATE_BILL} — дата выставления
• {CLIENT_NAME} — название клиента
• {TOTAL_SUM} — общая сумма
• {PRODUCTS_TABLE} — таблица товаров
• {COMPANY_NAME} — название вашей компании

Автоматизация работы со счетами

Настройка автоматических действий

Битрикс24 позволяет автоматизировать многие процессы, связанные со счетами:

• Автоматическое создание — при переходе сделки на определенную стадию
• Отправка по email — автоматическая рассылка счетов клиентам
• Напоминания — уведомления о просроченных платежах
• Изменение статусов — автоматическое обновление при поступлении оплаты

Настройка роботов для счетов

Для настройки автоматических действий:

1. Перейдите в CRM → Настройки → Роботы
2. Выберите сущность «Счета»
3. Создайте нового робота
4. Выберите условие запуска (создание, изменение статуса)
5. Настройте действия (отправка email, создание задачи)
6. Сохраните настройки

Интеграция с бизнес-процессами

Счета можно интегрировать в сложные бизнес-процессы:

• Согласование — маршрут утверждения крупных счетов
• Контроль оплаты — отслеживание статусов платежей
• Работа с дебиторкой — автоматические напоминания о просрочке
• Отчетность — генерация отчетов по выставленным счетам

Управление статусами счетов

Стандартные статусы

По умолчанию в Битрикс24 доступны следующие статусы счетов:

• Новый — счет создан, но еще не отправлен клиенту
• Отправлен — счет передан клиенту для оплаты
• Оплачен — платеж получен полностью
• Частично оплачен — получена часть суммы
• Отменен — счет аннулирован
• Просрочен — истек срок оплаты

Создание собственных статусов

Для настройки дополнительных статусов:

1. Перейдите в CRM → Настройки → Статусы
2. Выберите «Статусы счетов»
3. Нажмите «Добавить статус»
4. Укажите название и цвет
5. Настройте порядок отображения
6. Сохраните изменения

Автоматическое изменение статусов

Статусы можно изменять автоматически на основе различных событий:

• При отправке email — смена на «Отправлен»
• По истечении срока — переход в «Просрочен»
• При получении оплаты — смена на «Оплачен»
• При создании возврата — переход в соответствующий статус

Интеграция с платежными системами

Подключение онлайн-касс

Битрикс24 поддерживает интеграцию с популярными платежными системами:

• Сбербанк — прямая интеграция с эквайрингом
• ЮKassa — прием платежей через интернет
• Робокасса — универсальный платежный сервис
• PayPal — для работы с зарубежными клиентами

Настройка автоматической сверки

Для автоматической сверки поступлений:

1. Подключите интеграцию с банком
2. Настройте правила сопоставления платежей
3. Укажите поля для поиска соответствий
4. Протестируйте работу системы
5. Запустите автоматическую сверку

Работа с банковскими выписками

Система позволяет загружать и обрабатывать банковские выписки:

• Импорт файлов — загрузка выписок в различных форматах
• Автоматическое сопоставление — поиск соответствующих счетов
• Ручная обработка — разбор неопознанных платежей
• Отчеты по оплатам — аналитика поступлений

Печать и отправка счетов

Печать документов

Для печати счетов доступны следующие опции:

• Печать в PDF — сохранение в электронном виде
• Прямая печать — отправка на принтер
• Печать пакетом — массовая обработка документов
• Печать с подписью — добавление электронной подписи

Отправка по электронной почте

Настройка автоматической отправки:

1. Перейдите в настройки шаблонов email
2. Создайте шаблон для отправки счетов
3. Настройте текст письма
4. Укажите параметры вложения
5. Протестируйте отправку
6. Активируйте автоматическую рассылку

Интеграция с мессенджерами

Счета можно отправлять через различные каналы связи:

• WhatsApp — для быстрой доставки мобильным клиентам
• Telegram — удобный канал для B2B коммуникаций
• Viber — альтернативный канал связи
• SMS — для отправки уведомлений о счетах

Аналитика и отчеты по счетам

Стандартные отчеты

Битрикс24 предлагает готовые отчеты для анализа работы со счетами:

• Отчет по выставленным счетам — общая статистика
• Анализ оплачиваемости — процент оплаченных счетов
• Просроченная задолженность — список неоплаченных счетов
• Динамика выставления — изменения по периодам

Создание собственных отчетов

Для создания индивидуальных отчетов:

1. Перейдите в CRM → Отчеты
2. Выберите «Создать отчет»
3. Укажите источник данных — «Счета»
4. Настройте поля для отображения
5. Добавьте фильтры и группировки
6. Сохраните отчет

Настройка аналитических панелей

Для оперативного контроля можно создать дашборды:

• Виджет общих показателей — количество и сумма счетов
• График динамики — изменения по времени
• Воронка оплат — конверсия от выставления к оплате
• Рейтинг менеджеров — эффективность работы сотрудников

Работа с налогами и валютами

Настройка НДС

Для корректного расчета налогов:

1. Перейдите в CRM → Настройки → Налоги
2. Создайте налоговые ставки
3. Настройте правила применения
4. Укажите налоговые льготы
5. Сохраните настройки

Многовалютность

Система поддерживает работу с несколькими валютами:

• Настройка курсов — автоматическое обновление из ЦБ РФ
• Пересчет сумм — автоматическая конвертация
• Отчеты в разных валютах — аналитика по валютам
• Фиксация курса — привязка к курсу на дату счета

Работа с бюджетными организациями

Для работы с госсектором доступны специальные возможности:

• Счета без НДС — для льготных категорий
• Специальные реквизиты — КБК, ОКТМО
• Длительные сроки оплаты — до 30 дней
• Особые формы документов — соответствие требованиям

Интеграция с внешними системами

Подключение к 1С

Для синхронизации с учетными системами:

1. Установите модуль интеграции
2. Настройте соответствие справочников
3. Укажите направления обмена данными
4. Протестируйте синхронизацию
5. Запустите регулярный обмен

API для разработчиков

Битрикс24 предоставляет REST API для работы со счетами:

• crm.invoice.add — создание нового счета
• crm.invoice.update — обновление существующего
• crm.invoice.get — получение данных счета
• crm.invoice.list — получение списка счетов
• crm.invoice.delete — удаление счета

Веб-хуки и уведомления

Для интеграции с внешними сервисами можно настроить веб-хуки:

• При создании счета — уведомление внешней системы
• При изменении статуса — синхронизация состояний
• При оплате — обновление данных в учетной системе
• При отмене — корректировка внешних данных

Мобильная работа со счетами

Возможности мобильного приложения

Мобильное приложение Битрикс24 позволяет:

• Просматривать счета — полный доступ к документам
• Создавать новые — быстрое выставление счетов
• Отправлять клиентам — email и мессенджеры
• Отслеживать статусы — контроль оплат
• Получать уведомления — информация о важных событиях

Офлайн-режим

При отсутствии интернета доступны базовые функции:

• Просмотр загруженных счетов — работа с кешированными данными
• Создание черновиков — подготовка документов
• Синхронизация при подключении — автоматическая отправка данных

Безопасность и права доступа

Настройка прав пользователей

Для контроля доступа к счетам:

1. Перейдите в Настройки → Права доступа
2. Выберите раздел «CRM»
3. Настройте права для сущности «Счета»
4. Укажите разрешения по ролям
5. Сохраните изменения

Аудит действий

Система ведет подробный журнал действий:

• Создание и редактирование — кто и когда изменял документ
• Отправка клиентам — история коммуникаций
• Изменение статусов — все переходы между состояниями
• Просмотр документов — кто имел доступ к счету

Электронная подпись

Для юридической значимости документов:

• Интеграция с УЦ — подключение удостоверяющих центров
• Автоматическое подписание — при создании документов
• Проверка подписей — контроль целостности
• Архивное хранение — долгосрочное сохранение

Типичные ошибки и их решение

Проблемы с созданием счетов

Наиболее частые ошибки:

• Не заполнены обязательные поля — проверьте реквизиты компании
• Отсутствуют товары в каталоге — добавьте позиции или создайте их
• Неверные права доступа — обратитесь к администратору
• Ошибки в шаблоне — проверьте корректность переменных

Проблемы с отправкой

Если счета не отправляются:

• Проверьте настройки email — корректность SMTP
• Убедитесь в наличии адреса — у контакта должен быть email
• Проверьте шаблон письма — возможны ошибки в тексте
• Посмотрите логи отправки — найдите конкретную ошибку

Проблемы с печатью

При проблемах с генерацией PDF:

• Обновите шаблон — используйте актуальную версию
• Проверьте изображения — логотипы должны быть доступны
• Упростите макет — сложные элементы могут не отображаться
• Обратитесь в поддержку — при системных ошибках

Оптимизация работы со счетами

Ускорение создания документов

Для повышения эффективности:

• Используйте шаблоны товаров — стандартные наборы позиций
• Настройте автозаполнение — подстановка данных по умолчанию
• Создавайте роботов — автоматическое создание счетов
• Используйте горячие клавиши — быстрые действия

Сокращение времени обработки

Оптимизация процессов:

• Массовые операции — обработка нескольких документов
• Групповая отправка — рассылка пакетом
• Автоматические напоминания — без ручного контроля
• Интеграция с банком — автоматическая сверка

Улучшение контроля

For better oversight:

• Настройте дашборды — визуальный контроль показателей
• Создайте отчеты — регулярный анализ эффективности
• Используйте уведомления — информирование о важных событиях
• Ведите аналитику — поиск точек роста

Заключение

Работа со счетами на оплату в Битрикс24 — это мощный инструмент для автоматизации документооборота и повышения эффективности продаж. Правильная настройка системы позволяет значительно сократить время на создание и отправку документов, улучшить контроль за оплатами и повысить общую эффективность работы с клиентами.

Ключевые преимущества использования счетов в Битрикс24:

• Автоматизация процессов — от создания до контроля оплаты
• Интеграция с CRM — полная связь с клиентской базой
• Гибкость настроек — адаптация под любые бизнес-процессы
• Мобильность — работа из любой точки мира
• Безопасность — контроль доступа и аудит действий

Для максимальной эффективности рекомендуется не только изучить базовые возможности, но и настроить автоматизацию под специфику вашего бизнеса. Это может включать создание собственных шаблонов, настройку интеграций с внешними системами и оптимизацию бизнес-процессов.

Наша компания предоставляет полный спектр услуг по настройке и внедрению Битрикс24, включая:

• Первичную настройку системы — конфигурирование под ваши потребности
• Создание и настройку шаблонов — документы в корпоративном стиле
• Интеграцию с внешними системами — 1С, банки, платежные сервисы
• Автоматизацию бизнес-процессов — роботы и триггеры
• Обучение пользователей — эффективная работа с системой
• Техническую поддержку — консультации и решение проблем

Мы поможем вам максимально эффективно использовать возможности Битрикс24 для управления счетами и другими аспектами бизнеса. Наши специалисты имеют многолетний опыт работы с системой и готовы адаптировать её под любые задачи вашей компании.