Накладные в Битрикс24 в 2025: инструкция по созданию, настройке и автоматизации

Накладные в Битрикс24 — это важный инструмент для ведения торгового учета и документооборота. В этой статье разберем, как создавать накладные, настраивать шаблоны документов, автоматизировать процессы и интегрировать их с другими модулями системы для эффективного управления товарными операциями.

Что такое накладные в Битрикс24 и зачем они нужны

Накладные в Битрикс24 представляют собой электронные документы, которые фиксируют передачу товаров между контрагентами. Они являются неотъемлемой частью CRM-системы и позволяют:

• Вести учет товарных операций — отслеживать движение товаров на складе
• Формировать отчетность — получать данные о продажах и поставках
• Автоматизировать документооборот — создавать документы на основе сделок
• Интегрироваться с учетными системами — передавать данные в 1С и другие программы
• Соблюдать требования законодательства — ведение обязательной документации

Типы накладных в Битрикс24

Система поддерживает различные типы накладных документов:

Товарные накладные

Основной тип документа для учета движения товаров. Включает информацию о наименовании, количестве, цене и общей стоимости товаров.

Товарно-транспортные накладные

Используются при доставке товаров транспортными средствами. Содержат дополнительную информацию о перевозчике и условиях транспортировки.

Накладные на внутреннее перемещение

Применяются для учета перемещения товаров между складами или подразделениями организации.

Возвратные накладные

Оформляются при возврате товаров от покупателей или поставщикам.

Как создать накладную в Битрикс24

Процесс создания накладной в Битрикс24 может осуществляться несколькими способами:

Создание через раздел CRM

Для создания накладной через CRM выполните следующие шаги:

1. Перейдите в раздел CRM → Документы
2. Нажмите кнопку «Создать документ»
3. Выберите тип документа «Накладная»
4. Заполните основные поля:
   • Номер и дату документа
   • Контрагента (компанию или контакт)
   • Ответственного сотрудника
   • Связанную сделку (при необходимости)
5. Добавьте товарные позиции с указанием количества и цены
6. Сохраните документ

Создание на основе сделки

Более эффективный способ — создание накладной непосредственно из сделки:

1. Откройте нужную сделку в CRM
2. Перейдите на вкладку «Документы»
3. Нажмите «Создать документ»
4. Выберите шаблон накладной
5. Система автоматически заполнит данные из сделки
6. Проверьте и откорректируйте информацию при необходимости

Настройка шаблонов накладных

Правильная настройка шаблонов накладных — ключевой элемент эффективной работы с документами в Битрикс24.

Создание нового шаблона

Для создания собственного шаблона накладной:

1. Перейдите в CRM → Настройки → Шаблоны документов
2. Нажмите «Добавить шаблон»
3. Выберите тип документа «Накладная»
4. Укажите название шаблона
5. Настройте макет документа в редакторе

Настройка полей шаблона

В шаблоне накладной можно настроить следующие элементы:

• Реквизиты организации — название, адрес, ИНН, КПП
• Данные контрагента — автоматическое заполнение из CRM
• Информация о товарах — таблица с позициями
• Финансовые данные — сумма, НДС, итого
• Подписи и печати — места для подписей сторон

Использование переменных

Для автоматического заполнения данных используйте переменные:

• {=Document:NUMBER} — номер документа
• {=Document:DATE_CREATE} — дата создания
• {=Document:CLIENT_NAME} — название клиента
• {=Document:PRODUCTS_TABLE} — таблица товаров
• {=Document:TOTAL_PRICE} — общая сумма

Работа с товарными позициями

Корректное заполнение товарных позиций — основа качественного документооборота.

Добавление товаров из каталога

Если у вас настроен каталог товаров:

1. В форме создания накладной нажмите «Добавить товар»
2. Выберите товар из каталога
3. Система автоматически подставит цену и характеристики
4. Укажите количество
5. Проверьте расчет общей стоимости

Ручное добавление позиций

При отсутствии каталога товары можно добавлять вручную:

• Введите наименование товара
• Укажите единицу измерения
• Задайте количество и цену
• Система автоматически рассчитает сумму

Настройка НДС

Для корректного расчета налогов:

1. Перейдите в CRM → Настройки → Налоги
2. Настройте ставки НДС
3. Укажите способ включения НДС в цену
4. В накладной выберите соответствующую налоговую ставку

Автоматизация работы с накладными

Битрикс24 предоставляет мощные инструменты для автоматизации документооборота.

Настройка роботов

Роботы позволяют автоматически создавать накладные при определенных условиях:

1. Перейдите в CRM → Настройки → Роботы
2. Выберите воронку сделок
3. Добавьте робота «Создать документ»
4. Настройте условия срабатывания
5. Укажите шаблон накладной
6. Настройте дополнительные параметры

Использование триггеров

Триггеры помогают автоматизировать процессы после создания накладной:

• Отправка уведомлений — информирование ответственных лиц
• Изменение статуса сделки — автоматический переход по воронке
• Обновление данных — изменение полей в связанных объектах
• Создание задач — постановка задач на доставку или проверку

Настройка бизнес-процессов

Для сложных сценариев используйте бизнес-процессы:

1. Создайте новый бизнес-процесс
2. Настройте последовательность действий
3. Добавьте условия и ветвления
4. Включите создание и отправку накладных
5. Настройте уведомления участников

Интеграция с другими системами

Эффективная работа с накладными часто требует интеграции с внешними системами.

Интеграция с 1С

Для синхронизации с 1С:

1. Установите коннектор Битрикс24 — 1С
2. Настройте соответствие полей
3. Выберите направление синхронизации
4. Настройте периодичность обмена данными
5. Протестируйте передачу накладных

Подключение к складским системам

Для автоматизации складского учета:

• Используйте REST API Битрикс24
• Настройте веб-хуки для получения данных
• Создайте скрипты для обработки накладных
• Обеспечьте двустороннюю синхронизацию

Интеграция с системами электронного документооборота

Для работы с ЭДО:

1. Подключите сервис электронного документооборота
2. Настройте цифровые подписи
3. Создайте процедуры отправки накладных
4. Обеспечьте получение статусов доставки

Печать и отправка накладных

Правильная организация печати и отправки документов — важная часть работы с накладными.

Печать накладных

Для печати накладных:

1. Откройте созданную накладную
2. Нажмите кнопку «Печать»
3. Выберите нужный шаблон
4. Проверьте правильность данных
5. Отправьте на печать

Отправка по email

Для отправки накладных по электронной почте:

• Используйте функцию «Отправить по email»
• Выберите получателей из контактов
• Добавьте сопроводительное письмо
• Прикрепите накладную в формате PDF
• Отправьте документ

Экспорт в различные форматы

Битрикс24 позволяет экспортировать накладные в разные форматы:

• PDF — для печати и архивирования
• Excel — для дополнительной обработки
• XML — для интеграции с другими системами
• Word — для редактирования

Аналитика и отчетность по накладным

Система предоставляет различные инструменты для анализа документооборота.

Стандартные отчеты

Доступные отчеты по накладным:

• Реестр накладных — список всех документов за период
• Анализ по контрагентам — статистика по клиентам
• Товарные отчеты — движение товаров по накладным
• Финансовые отчеты — суммы и обороты

Создание пользовательских отчетов

Для создания собственных отчетов:

1. Перейдите в CRM → Отчеты
2. Нажмите «Создать отчет»
3. Выберите источник данных «Документы»
4. Настройте фильтры и группировки
5. Добавьте необходимые поля
6. Сохраните отчет

Настройка дашбордов

Для визуализации данных:

• Создайте дашборд с виджетами
• Добавьте графики по суммам накладных
• Настройте индикаторы выполнения планов
• Создайте таблицы с топ-позициями

Права доступа и безопасность

Правильная настройка прав доступа обеспечивает безопасность документооборота.

Настройка ролей

Для управления доступом к накладным:

1. Перейдите в Настройки → Права доступа
2. Создайте роли для разных типов пользователей
3. Настройте права на создание, редактирование и удаление
4. Ограничьте доступ к конфиденциальным данным

Контроль версий документов

Система ведет историю изменений:

• Автоматическое сохранение версий
• Возможность просмотра истории изменений
• Восстановление предыдущих версий
• Аудит действий пользователей

Мобильная работа с накладными

Мобильное приложение Битрикс24 позволяет работать с накладными в любом месте.

Создание накладных на мобильном устройстве

Возможности мобильного приложения:

• Создание новых накладных
• Добавление товарных позиций
• Прикрепление фотографий
• Получение подписей на планшете

Просмотр и редактирование

На мобильном устройстве можно:

• Просматривать список накладных
• Редактировать существующие документы
• Отправлять накладные по email
• Получать уведомления о новых документах

Решение типичных проблем

Рассмотрим наиболее частые проблемы при работе с накладными и способы их решения.

Проблемы с печатью

Если накладная не печатается корректно:

• Проверьте настройки шаблона
• Убедитесь в правильности переменных
• Проверьте права доступа к шаблону
• Очистите кэш браузера

Ошибки в расчетах

При неправильном расчете сумм:

• Проверьте настройки валют
• Убедитесь в корректности настроек НДС
• Проверьте округление в настройках
• Пересчитайте документ вручную

Проблемы с интеграцией

Если не работает синхронизация:

• Проверьте настройки подключения
• Убедитесь в корректности API-ключей
• Проверьте логи ошибок
• Обратитесь в техническую поддержку

Лучшие практики работы с накладными

Для эффективной работы с накладными рекомендуем следовать этим принципам:

Организация документооборота

• Стандартизируйте шаблоны — создайте единые форматы для всех типов накладных
• Автоматизируйте процессы — используйте роботов и бизнес-процессы
• Ведите единую нумерацию — настройте автоматическую нумерацию документов
• Контролируйте качество данных — настройте обязательные поля

Управление правами доступа

• Разграничьте роли — создайте отдельные роли для разных сотрудников
• Ограничьте редактирование — запретите изменение утвержденных документов
• Ведите аудит — отслеживайте все изменения в документах

Интеграция с учетными системами

• Обеспечьте двустороннюю синхронизацию — данные должны обновляться в обеих системах
• Настройте резервное копирование — регулярно создавайте бэкапы
• Тестируйте интеграции — проверяйте корректность передачи данных

Обновления и новые возможности

Битрикс24 регулярно обновляется, добавляя новые функции для работы с документами.

Последние обновления

Среди недавних улучшений:

• Улучшенный редактор шаблонов
• Новые возможности автоматизации
• Расширенные возможности мобильного приложения
• Улучшенная интеграция с внешними системами

Планируемые улучшения

В разработке находятся:

• Искусственный интеллект для автоматического заполнения
• Расширенная аналитика по документам
• Новые форматы экспорта
• Улучшенная работа с электронными подписями

Заключение

Накладные в Битрикс24 представляют собой мощный инструмент для автоматизации документооборота и ведения торгового учета. Правильная настройка шаблонов, автоматизация процессов и интеграция с другими системами позволяют значительно повысить эффективность работы с документами.

Ключевые преимущества использования накладных в Битрикс24:

• Автоматическое создание документов на основе сделок
• Гибкие возможности настройки шаблонов
• Интеграция с учетными системами
• Мобильный доступ к документам
• Комплексная аналитика и отчетность

Для максимальной эффективности рекомендуется системный подход к внедрению: начните с настройки базовых шаблонов, постепенно добавляя автоматизацию и интеграции по мере освоения функциональности.

Наша компания предоставляет профессиональные услуги по настройке и внедрению Битрикс24. Мы поможем вам правильно настроить работу с накладными, создать эффективные бизнес-процессы и интегрировать систему с вашими учетными программами. Наши специалисты имеют многолетний опыт работы с Битрикс24 и готовы решить задачи любой сложности — от базовой настройки до комплексной автоматизации документооборота.