Работа с договорами в Битрикс24 в 2025: инструкция по созданию и управлению

Управление договорами — один из ключевых процессов в любой компании, и Битрикс24 предоставляет мощные инструменты для автоматизации этой задачи. В этой статье мы подробно разберем, как создать договор в Битрикс24, настроить автоматизацию работы с договорами и эффективно управлять всем документооборотом в рамках CRM-системы.

Что такое договоры в Битрикс24

Договоры в Битрикс24 — это специальные объекты CRM-системы, которые позволяют структурированно хранить и управлять информацией о заключенных соглашениях с клиентами. Система договоров тесно интегрирована с другими разделами Битрикс24, включая сделки, компании, контакты и счета.

Основные возможности работы с договорами:

• Создание договоров на основе сделок
• Автоматическое заполнение данных из CRM
• Контроль сроков действия договоров
• Привязка к компаниям и контактам
• Генерация документов по шаблонам
• Отслеживание статусов и этапов

Как создать договор в Битрикс24: пошаговая инструкция

Способ 1: Создание договора из раздела «Договоры»

Самый простой способ добавить договор в Битрикс24:

1. Перейдите в раздел CRM → Договоры
2. Нажмите кнопку «Добавить договор»
3. Заполните основные поля:
   • Название договора
   • Компания-клиент
   • Ответственный менеджер
   • Дата начала и окончания
   • Сумма договора
4. Выберите или создайте новый тип договора
5. Добавьте необходимые файлы и документы
6. Сохраните договор

Способ 2: Создание договора из сделки

Часто договоры создаются на основе успешно закрытых сделок:

1. Откройте нужную сделку в разделе CRM → Сделки
2. На странице сделки найдите блок «Договоры»
3. Нажмите «Добавить договор»
4. Система автоматически подставит данные из сделки
5. Дополните недостающую информацию
6. Сохраните договор

Способ 3: Создание через карточку компании

Если вы работаете с постоянными клиентами:

1. Перейдите в CRM → Компании
2. Откройте карточку нужной компании
3. Найдите вкладку «Договоры»
4. Нажмите «Добавить договор»
5. Заполните форму с уже подставленными данными компании

Настройка полей и типов договоров

Создание пользовательских полей

Для адаптации под специфику вашего бизнеса можно создать дополнительные поля:

1. Перейдите в CRM → Настройки → Поля
2. Выберите объект «Договоры»
3. Нажмите «Добавить поле»
4. Настройте параметры поля:
   • Тип поля (текст, число, дата, список и т.д.)
   • Название и код поля
   • Обязательность заполнения
   • Множественность

Настройка типов договоров

Создание различных типов договоров помогает структурировать работу:

1. Перейдите в CRM → Настройки → Справочники
2. Найдите «Типы договоров»
3. Добавьте новые типы (например, «Поставка», «Услуги», «Подряд»)
4. Настройте для каждого типа свои поля и воронки

Автоматизация работы с договорами

Настройка роботов и триггеров

Битрикс24 позволяет автоматизировать многие процессы работы с договорами:

Полезные роботы для договоров:

• Уведомление о сроке окончания — автоматически напоминает о приближающемся окончании договора
• Создание задач — автоматически создает задачи для подготовки документов
• Изменение ответственного — передает договор другому сотруднику при смене статуса
• Отправка уведомлений — информирует клиента о статусе договора

Настройка робота:

1. Перейдите в CRM → Настройки → Роботы
2. Выберите «Договоры»
3. Нажмите «Добавить робота»
4. Настройте условия срабатывания и действия

Создание шаблонов документов

Для унификации документооборота создайте шаблоны договоров:

1. Перейдите в CRM → Настройки → Шаблоны печати
2. Нажмите «Добавить шаблон»
3. Выберите тип документа «Договор»
4. Создайте шаблон с использованием макросов для автоподстановки данных
5. Настройте права доступа к шаблону

Интеграция договоров с другими разделами

Связь с финансовым учетом

Договоры в Битрикс24 тесно интегрированы с финансовыми инструментами:

• Счета: на основе договоров можно создавать счета для клиентов
• Оплаты: отслеживание поступлений по договорам
• Акты: формирование актов выполненных работ
• Планирование: прогнозирование доходов по активным договорам

Работа с повторяющимися договорами

Для работы с регулярными услугами настройте повторяющиеся договоры:

1. В карточке договора найдите поле «Повторяющийся»
2. Настройте периодичность (месяц, квартал, год)
3. Укажите условия автоматического продления
4. Настройте уведомления о необходимости продления

Отчетность и аналитика по договорам

Стандартные отчеты

Битрикс24 предоставляет широкие возможности для анализа договорной деятельности:

• Отчет по договорам: общая статистика по всем договорам
• Анализ эффективности: сравнение плановых и фактических показателей
• Воронка договоров: анализ этапов прохождения договоров
• Отчет по срокам: контроль сроков действия договоров

Создание пользовательских отчетов

Для получения специфической аналитики создайте собственные отчеты:

1. Перейдите в CRM → Отчеты
2. Выберите «Конструктор отчетов»
3. Настройте параметры отчета:
   • Источник данных (договоры)
   • Поля для анализа
   • Фильтры и группировки
   • Тип визуализации (таблица, график, диаграмма)

Мобильная работа с договорами

Битрикс24 предоставляет полноценные возможности работы с договорами через мобильное приложение:

• Просмотр списка договоров
• Создание новых договоров
• Редактирование существующих
• Отправка уведомлений
• Работа с задачами по договорам

Интеграция с внешними системами

1С интеграция

Для компаний, использующих 1С, доступна интеграция договоров:

• Автоматическая синхронизация данных договоров
• Передача финансовой информации
• Единая система нумерации документов
• Консолидированная отчетность

Электронный документооборот

Интеграция с системами ЭДО позволяет:

• Подписывать договоры электронной подписью
• Автоматически сохранять подписанные документы
• Отслеживать статус подписания
• Обеспечивать юридическую значимость документов

Лучшие практики работы с договорами

Структурирование данных

Рекомендации по организации работы:

1. Единая система нумерации: используйте последовательную нумерацию для всех договоров
2. Четкая классификация: создайте систему типов и категорий договоров
3. Стандартизация процессов: опишите типовые этапы работы с договорами
4. Контроль версий: ведите учет изменений и дополнений к договорам

Автоматизация уведомлений

Настройте автоматические уведомления для:

• Приближения срока окончания договора (за 30, 14, 7 дней)
• Изменения статуса договора
• Просрочки по платежам
• Необходимости подписания дополнительных соглашений

Решение типичных проблем

Проблемы с доступом

Если сотрудники не видят договоры:

1. Проверьте настройки прав доступа в CRM → Настройки → Права доступа
2. Убедитесь, что пользователь добавлен в соответствующие группы
3. Проверьте настройки фильтров в списке договоров

Проблемы с созданием договоров

Если не получается создать договор:

• Убедитесь, что заполнены все обязательные поля
• Проверьте наличие связанных объектов (компания, контакт)
• Убедитесь в корректности настроек типов договоров

Веб-версия Битрикс24 и договоры

Работа с договорами в веб-версии Битрикс24 имеет свои особенности:

• Полный функционал: все возможности работы с договорами доступны в браузере
• Быстрый доступ: работа без установки дополнительного ПО
• Совместная работа: одновременное редактирование несколькими пользователями
• Интеграция с облачными сервисами: возможность работы с документами из любого места

Безопасность и резервное копирование

Для обеспечения безопасности данных договоров:

• Настройте регулярное резервное копирование
• Используйте двухфакторную аутентификацию
• Регулярно проверяйте журналы доступа
• Ограничьте права доступа по принципу минимальных привилегий

Заключение

Работа с договорами в Битрикс24 — это мощный инструмент для автоматизации документооборота и повышения эффективности бизнес-процессов. Правильная настройка системы договоров позволяет:

• Структурированно хранить всю информацию о соглашениях
• Автоматизировать рутинные процессы
• Контролировать сроки и обязательства
• Повысить качество взаимодействия с клиентами
• Получать детальную аналитику по договорной деятельности

Успешное внедрение и использование договоров в Битрикс24 требует понимания специфики бизнеса и правильной настройки системы. Мы предоставляем полный спектр услуг по настройке и внедрению Битрикс24, включая:

• Консультации по оптимизации работы с договорами
• Настройка автоматизации бизнес-процессов
• Создание пользовательских полей и отчетов
• Интеграция с внешними системами
• Обучение сотрудников работе с системой
• Техническую поддержку и сопровождение

Обратитесь к нашим экспертам, чтобы максимально эффективно использовать возможности Битрикс24 для управления договорами в вашей компании.