Скрыть номера телефонов в Битрикс24: инструкция по настройке прав доступа

Введение

Защита персональных данных клиентов — одна из важнейших задач любой компании. В Битрикс24 номера телефонов клиентов по умолчанию видны всем сотрудникам, имеющим доступ к CRM. Однако часто возникает необходимость ограничить доступ к контактной информации для определенных групп пользователей. В этой статье мы разберем все способы скрыть номера телефонов в Битрикс24 и настроить гибкую систему прав доступа.

Зачем скрывать номера телефонов в CRM

Существует несколько причин, по которым компании ограничивают доступ к телефонным номерам клиентов:

• Соблюдение требований по защите персональных данных — согласно 152-ФЗ, доступ к персональным данным должен быть ограничен
• Предотвращение утечки клиентской базы — снижение рисков при увольнении сотрудников
• Контроль коммуникаций — исключение несанкционированных звонков клиентам
• Разделение ответственности — разные отделы могут работать с разными типами данных

Способы скрыть номера телефонов в Битрикс24

1. Настройка прав доступа через группы пользователей

Самый эффективный способ скрыть номера телефонов — настроить права доступа через систему групп пользователей.

Создание новой группы пользователей

Для настройки прав доступа выполните следующие действия:

1. Перейдите в раздел «Настройки» → «Пользователи» → «Группы пользователей»
2. Нажмите кнопку «Добавить группу»
3. Укажите название группы, например: «Сотрудники без доступа к телефонам»
4. Добавьте необходимых пользователей в созданную группу

Настройка прав доступа к полям

После создания группы необходимо настроить права доступа:

1. Перейдите в «CRM» → «Настройки» → «Поля»
2. Выберите нужный тип сущности (Лиды, Контакты, Сделки)
3. Найдите поле «Телефон» и нажмите на него
4. В настройках поля перейдите на вкладку «Права доступа»
5. Для созданной группы установите права «Запретить» или «Только просмотр»

2. Использование пользовательских полей

Альтернативный способ — создание отдельных полей для номеров телефонов с индивидуальными правами доступа.

Создание пользовательского поля

1. Перейдите в «CRM» → «Настройки» → «Поля»
2. Выберите нужный тип сущности
3. Нажмите «Добавить поле»
4. Выберите тип поля «Телефон»
5. Укажите название: «Телефон (конфиденциальный)»
6. В настройках доступа ограничьте права для нужных групп

3. Настройка прав доступа через роли

В Битрикс24 можно использовать систему ролей для более гибкого управления правами:

Создание новой роли

1. Перейдите в «Настройки» → «Пользователи» → «Роли»
2. Нажмите «Добавить роль»
3. Укажите название: «Сотрудник без доступа к телефонам»
4. В разделе «CRM» найдите права на просмотр контактной информации
5. Снимите галочки с пунктов, связанных с телефонными номерами

Дополнительные настройки безопасности

Маскировка номеров телефонов

Для дополнительной защиты можно настроить частичную маскировку номеров:

• Отображать только первые или последние цифры номера
• Заменять часть номера звездочками
• Показывать только код страны или региона

Аудит доступа к данным

Настройте логирование доступа к контактной информации:

1. Включите «Журнал действий» в настройках безопасности
2. Настройте уведомления о доступе к конфиденциальным данным
3. Регулярно проверяйте отчеты о доступе к номерам телефонов

Особенности работы с телефонией

При скрытии номеров телефонов важно учесть влияние на модуль телефонии:

Ограничения для исходящих звонков

• Сотрудники без доступа к номерам не смогут совершать исходящие звонки
• Необходимо настроить альтернативные способы коммуникации
• Можно использовать систему заявок на звонки через руководителей

Обработка входящих звонков

Для входящих звонков рекомендуется:

• Настроить автоматическое определение клиента без показа номера
• Использовать систему callback-виджетов
• Внедрить чат-боты для первичной обработки обращений

Настройка прав для разных отделов

Отдел продаж

Для менеджеров по продажам обычно требуется полный доступ к номерам телефонов:

• Право на просмотр всех номеров
• Возможность совершать исходящие звонки
• Доступ к истории звонков

Маркетинговый отдел

Маркетологам может потребоваться ограниченный доступ:

• Просмотр статистики без конкретных номеров
• Доступ к сегментации базы
• Возможность создания рассылок без видимости номеров

Техническая поддержка

Для службы поддержки рекомендуется:

• Доступ к номерам только при наличии активного обращения
• Временные права доступа на период решения задачи
• Логирование всех действий с контактными данными

Практические примеры настройки

Пример 1: Скрытие номеров для стажеров

Создайте группу «Стажеры» и настройте следующие права:

• Запрет на просмотр поля «Телефон» во всех сущностях CRM
• Доступ к остальным контактным данным (email, адрес)
• Возможность работы с задачами и проектами

Пример 2: Частичный доступ для аналитиков

Для аналитиков настройте:

• Просмотр замаскированных номеров (например, +7***123****)
• Доступ к статистике звонков без детализации
• Возможность создания отчетов по регионам

Автоматизация процессов

Бизнес-процессы для контроля доступа

Создайте автоматические процессы для управления правами:

1. Автоматическое назначение прав новым сотрудникам
2. Временное предоставление доступа по заявкам
3. Автоматическое логирование доступа к конфиденциальным данным

Интеграция с внешними системами

При интеграции с внешними системами учитывайте:

• Передачу данных только авторизованным системам
• Шифрование номеров телефонов при экспорте
• Контроль доступа к API

Решение распространенных проблем

Проблема: Сотрудники не могут совершать звонки

Решение:

• Проверьте права доступа к полю «Телефон»
• Убедитесь, что права на модуль телефонии настроены корректно
• Предоставьте временный доступ для тестирования

Проблема: Номера видны в отчетах

Решение:

• Настройте права доступа к генерации отчетов
• Используйте фильтры для исключения конфиденциальных полей
• Создайте отдельные шаблоны отчетов для разных групп

Проблема: Данные видны в мобильном приложении

Решение:

• Проверьте синхронизацию прав с мобильным приложением
• Обновите приложение до последней версии
• Перелогиньтесь в мобильном приложении

Рекомендации по безопасности

Регулярный аудит прав доступа

Проводите регулярные проверки:

• Ежемесячно проверяйте права доступа сотрудников
• Анализируйте журналы доступа к конфиденциальным данным
• Обновляйте права при изменении должностей

Обучение сотрудников

Проводите регулярное обучение по:

• Правилам работы с персональными данными
• Использованию системы прав доступа
• Процедурам получения временного доступа

Заключение

Скрытие номеров телефонов в Битрикс24 — важный элемент обеспечения безопасности персональных данных клиентов. Правильная настройка прав доступа позволяет создать гибкую систему управления конфиденциальной информацией, соответствующую требованиям законодательства и внутренним политикам компании.

Основные способы скрытия номеров включают настройку групп пользователей, создание пользовательских полей с ограниченным доступом и использование системы ролей. Важно регулярно проводить аудит прав доступа и обучать сотрудников правилам работы с конфиденциальными данными.

Наша компания предоставляет профессиональные услуги по настройке и внедрению Битрикс24. Мы поможем вам правильно настроить права доступа, обеспечить безопасность данных и оптимизировать работу CRM-системы под потребности вашего бизнеса. Обратитесь к нашим специалистам для получения персональной консультации и разработки индивидуального решения для вашей компании.