Создание сущностей в Битрикс24 в 2025: инструкция по настройке CRM под ваши задачи

Битрикс24 предоставляет мощные возможности для адаптации CRM-системы под специфику любого бизнеса. Создание пользовательских сущностей позволяет организовать работу с данными именно так, как требует ваша компания. В этой статье разберем пошаговый процесс создания сущностей в Битрикс24, настройку полей и воронок, а также покажем практические примеры использования.

Что такое сущности в Битрикс24

Сущность в Битрикс24 — это объект CRM-системы, который содержит определенный набор данных и имеет свою логику работы. Стандартные сущности включают:

• Лиды — потенциальные клиенты
• Контакты — физические лица
• Компании — юридические лица
• Сделки — коммерческие операции
• Предложения — коммерческие предложения
• Счета — документы для оплаты

Однако для многих компаний стандартного набора недостаточно. Например, агентству недвижимости нужна сущность «Объекты недвижимости», а медицинской клинике — «Пациенты» с историей болезней.

Создание новой сущности: пошаговая инструкция

Шаг 1: Доступ к настройкам CRM

Для создания пользовательской сущности необходимо:

1. Перейти в раздел CRM
2. Нажать на шестеренку в правом верхнем углу
3. Выбрать «Настройки CRM»
4. В левом меню найти раздел «Пользовательские поля и формы»
5. Выбрать «Пользовательские типы»

Шаг 2: Создание типа сущности

Нажмите кнопку «Добавить тип» и заполните основные параметры:

• Название — как будет называться ваша сущность (например, «Объекты недвижимости»)
• Символьный код — латинские буквы и цифры без пробелов (например, «REAL_ESTATE»)
• Описание — краткое описание для чего используется сущность
• Иконка — выберите подходящую иконку из предложенных

Шаг 3: Настройка полей

После создания типа сущности необходимо настроить поля для хранения данных:

Типы полей в Битрикс24

• Строка — для текстовых данных (название, адрес)
• Число — для числовых значений (площадь, цена)
• Дата — для дат (дата постройки, срок аренды)
• Список — для выбора из предустановленных вариантов
• Множественный список — для выбора нескольких вариантов
• Да/Нет — для булевых значений
• Файл — для загрузки документов и изображений
• Привязка к CRM — для связи с другими сущностями

Пример настройки полей для сущности «Объекты недвижимости»

• Адрес (строка) — обязательное поле
• Тип объекта (список) — квартира, дом, офис, склад
• Площадь (число) — в квадратных метрах
• Цена (число) — стоимость объекта
• Количество комнат (число)
• Фотографии (файл, множественный)
• Владелец (привязка к контакту)
• Готов к сделке (да/нет)

Настройка воронки продаж

Для эффективной работы с пользовательской сущностью необходимо настроить воронку — последовательность стадий, через которые проходит объект:

Создание воронки

1. В настройках сущности найдите раздел «Воронки и стадии»
2. Нажмите «Добавить воронку»
3. Укажите название воронки
4. Создайте стадии для вашего бизнес-процесса

Пример воронки для объектов недвижимости

• Поступил объект — начальная стадия
• Проверка документов — проверка правовой чистоты
• Оценка — определение рыночной стоимости
• Размещение — публикация в каталоге
• Показы — демонстрация клиентам
• Переговоры — обсуждение условий
• Сделка заключена — успешная продажа
• Снят с продажи — неуспешная стадия

Настройка карточки сущности

Карточка сущности — это интерфейс для работы с конкретным объектом. Правильная настройка карточки повышает эффективность работы сотрудников:

Основные элементы карточки

• Основная информация — ключевые поля в верхней части
• Вкладки — группировка полей по смыслу
• Связанные объекты — связи с другими сущностями CRM
• История — лог всех изменений
• Дела — задачи, связанные с объектом

Настройка формы

Для настройки формы карточки:

1. Перейдите в «Настройки формы» вашей сущности
2. Перетащите поля в нужном порядке
3. Создайте вкладки для группировки полей
4. Настройте обязательные поля
5. Укажите поля для отображения в списке

Автоматизация работы с сущностями

Битрикс24 предоставляет мощные инструменты автоматизации для работы с пользовательскими сущностями:

Роботы

Роботы выполняют автоматические действия при переходе между стадиями:

• Создание дел — автоматическое создание задач
• Отправка уведомлений — информирование ответственных
• Изменение полей — автоматическое заполнение данных
• Создание связанных объектов — сделок, предложений

Триггеры

Триггеры запускаются при выполнении определенных условий:

• Изменение поля — реакция на изменение данных
• Бездействие — действия при отсутствии активности
• Дата — действия в определенное время

Практические примеры сущностей

Для медицинской клиники — «Пациенты»

Основные поля:

• ФИО пациента
• Дата рождения
• Номер полиса
• Аллергии
• Хронические заболевания
• Лечащий врач

Воронка:

• Запись на прием
• Первичный осмотр
• Диагностика
• Лечение
• Выздоровление

Для автосалона — «Автомобили»

Основные поля:

• Марка и модель
• Год выпуска
• Пробег
• Цена
• Состояние
• VIN-номер

Воронка:

• Поступление в салон
• Предпродажная подготовка
• Выставлен на продажу
• Тест-драйв
• Продан

Для IT-компании — «Проекты»

Основные поля:

• Название проекта
• Заказчик
• Бюджет
• Срок выполнения
• Технологии
• Команда проекта

Воронка:

• Анализ требований
• Планирование
• Разработка
• Тестирование
• Внедрение
• Поддержка

Интеграция с другими модулями Битрикс24

Пользовательские сущности можно интегрировать с другими модулями системы:

Задачи и проекты

• Создание задач из карточки сущности
• Привязка проектов к объектам
• Отслеживание времени работы

Документооборот

• Создание документов на основе данных сущности
• Шаблоны договоров и актов
• Автоматическое заполнение полей

Аналитика

• Отчеты по пользовательским сущностям
• Воронки конверсий
• Дашборды с ключевыми показателями

Права доступа к сущностям

Настройка прав доступа обеспечивает безопасность данных:

Уровни доступа

• Чтение — просмотр информации
• Редактирование — изменение данных
• Удаление — удаление записей
• Создание — добавление новых объектов

Настройка по ролям

Права можно настроить для различных ролей:

• Администратор — полный доступ
• Менеджер — работа с назначенными объектами
• Сотрудник — только чтение
• Клиент — доступ к собственным данным

Импорт и экспорт данных

Битрикс24 позволяет импортировать данные в пользовательские сущности и экспортировать их:

Импорт данных

1. Подготовьте CSV-файл с данными
2. Перейдите в список сущностей
3. Нажмите «Импорт»
4. Сопоставьте столбцы файла с полями сущности
5. Запустите импорт

Экспорт данных

• Выберите нужные записи в списке
• Нажмите «Экспорт»
• Выберите формат файла (Excel, CSV)
• Укажите поля для экспорта

REST API для работы с сущностями

Для интеграции с внешними системами можно использовать REST API:

Основные методы

• crm.item.add — создание нового объекта
• crm.item.update — обновление данных
• crm.item.get — получение объекта
• crm.item.list — список объектов
• crm.item.delete — удаление объекта

Пример запроса

POST /rest/crm.item.add.json
{
"entityTypeId": 1026,
"fields": {
"title": "Квартира на Арбате",
"ufCrm_1_address": "Москва, Арбат, 10",
"ufCrm_1_price": 15000000,
"ufCrm_1_rooms": 3
}
}

Мобильное приложение

Пользовательские сущности доступны в мобильном приложении Битрикс24:

• Просмотр и редактирование карточек
• Создание новых объектов
• Поиск по базе данных
• Уведомления о изменениях

Резервное копирование и восстановление

Для защиты данных пользовательских сущностей:

• Настройте автоматическое резервное копирование
• Регулярно экспортируйте критически важные данные
• Тестируйте процедуры восстановления
• Ведите журнал изменений

Оптимизация производительности

Для больших объемов данных важно оптимизировать работу:

Индексация полей

• Создавайте индексы для полей поиска
• Используйте составные индексы для сложных запросов
• Регулярно обновляйте статистику

Архивация данных

• Переносите старые записи в архив
• Удаляйте неактуальные данные
• Используйте фильтры для работы с текущими данными

Типичные ошибки и их решения

Ошибка: «Не удается создать сущность»

Причины:

• Недостаточно прав доступа
• Неправильный символьный код
• Превышен лимит сущностей

Решение:

• Проверьте права администратора
• Используйте латинские буквы в коде
• Свяжитесь с техподдержкой

Ошибка: «Поле не сохраняется»

Причины:

• Некорректный тип данных
• Превышена максимальная длина
• Конфликт с системными полями

Решение:

• Проверьте тип поля
• Увеличьте длину строкового поля
• Переименуйте поле

Заключение

Создание пользовательских сущностей в Битрикс24 — мощный инструмент для адаптации CRM-системы под специфику вашего бизнеса. Правильная настройка полей, воронок и автоматизации позволяет значительно повысить эффективность работы с данными.

Основные преимущества использования пользовательских сущностей:

• Полная адаптация под бизнес-процессы компании
• Централизованное хранение всех данных
• Автоматизация рутинных операций
• Улучшение аналитики и отчетности
• Интеграция с другими модулями Битрикс24

Наша компания предоставляет полный спектр услуг по настройке и внедрению Битрикс24. Мы поможем вам создать пользовательские сущности, настроить автоматизацию бизнес-процессов, провести интеграцию с внешними системами и обучить сотрудников работе с новым функционалом. Обращайтесь к нашим специалистам для получения персонализированного решения, которое максимально повысит эффективность вашей работы с CRM-системой.